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Modello scheda fornitore

Una scheda fornitore è un documento o un record digitale utilizzato nelle relazioni aziendali per raccogliere e gestire le informazioni dettagliate relative ai fornitori di una società. Questa scheda contiene dati essenziali che permettono di valutare, contattare e gestire le relazioni con i fornitori in modo efficace. Le informazioni tipicamente incluse in una scheda fornitore possono comprendere:

  • Dati aziendali e legali: come il nome del fornitore, l’indirizzo, il numero di telefono, l’email, il sito web, la partita IVA e altre informazioni fiscali.
  • Dati bancari e finanziari: necessari per effettuare pagamenti, come coordinate bancarie e modalità di pagamento preferite.
  • Informazioni sui prodotti o servizi offerti: descrizioni dettagliate dei prodotti o dei servizi che il fornitore è in grado di fornire, comprese specifiche tecniche, listini prezzi e condizioni commerciali.
  • Valutazioni e feedback: possono essere conservati storici di valutazione delle prestazioni, feedback sulla qualità dei prodotti o servizi forniti, e qualsiasi premio o certificazione di qualità ottenuta dal fornitore.
  • Contatti: dettagli dei punti di contatto principali presso il fornitore, come rappresentanti vendite, assistenza clienti, ecc.
  • Condizioni contrattuali: termini e condizioni di contratto, accordi sui livelli di servizio (SLA), condizioni di pagamento, politiche di ritorno, o garanzie.

La scheda fornitore aiuta un’azienda a mantenere organizzate le informazioni sui suoi fornitori, facilitando una migliore gestione delle scorte, una negoziazione più informata dei contratti, e una generale ottimizzazione della catena di fornitura. La sua gestione può avvenire attraverso sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), database dedicati, o mediante software specifici per il procurement e la gestione fornitori. Inoltre, avere tutte queste informazioni facilmente accessibili e aggiornate contribuisce a ridurre i rischi aziendali, migliorare la collaborazione e sostenere decisioni strategiche riguardo la selezione e la valutazione dei fornitori.

Come compilare un scheda fornitore

La scheda fornitore è un documento essenziale che viene utilizzato nelle aziende per gestire e valutare le informazioni relative ai fornitori. Rappresenta uno strumento fondamentale per il dipartimento acquisti e per il controllo della qualità. La sua corretta compilazione e aggiornamento permettono all’azienda di avere una visione chiara delle prestazioni dei fornitori, di gestire efficacemente i rapporti commerciali e di minimizzare i rischi legati alla supply chain.

L’elenco dettagliato delle informazioni che dovrebbero essere incluse in una scheda fornitore varia a seconda del settore di appartenenza dell’azienda e delle specifiche esigenze aziendali. Tuttavia, esistono alcune informazioni essenziali che sono comuni nella maggior parte delle schede fornitori:

  1. Dati Anagrafici:

    • Nome o Ragione Sociale del Fornitore.
    • Indirizzo completo (sede legale, sedi operative).
    • Contatti (telefono, email, sito web).
    • Partita IVA o Codice Fiscale.
    • Dati del referente aziendale (nome, ruolo, contatti diretti).

  2. Dati Bancari e Commerciali:

    • Banca e IBAN per le transazioni.
    • Condizioni di pagamento concordate.
    • Sconti o convenzioni applicabili.

  3. Dati Logistici:

    • Termini di consegna (lead times).
    • Condizioni di trasporto e consegna (Incoterms).
    • Modalità di imballaggio e specifiche tecniche relative alla spedizione.

  4. Certificazioni e Qualità:

    • Certificazioni di qualità possedute (ISO 9001, ISO 14001, etc.).
    • Eventuali altre certificazioni specifiche del settore (ad es., FDA per il settore alimentare e farmaceutico).
    • Rapporti di audit precedenti se disponibili.

  5. Storico delle Forniture:

    • Dettaglio degli acquisti effettuati in un determinato periodo.
    • Valutazioni di performance passate (ad es., puntualità nella consegna, qualità dei prodotti forniti, capacità di risposta a richieste urgenti).

  6. Gestione dei Rischi:

    • Valutazione dei rischi associati al fornitore, compreso il rischio di solvibilità.
    • Eventuali misure di mitigazione dei rischi adottate.

  7. Aspetti Legali e Contrattuali:

    • Contratti o accordi vigenti.
    • Clausole specifiche (penali, riservatezza, non concorrenza, etc.).
    • Assicurazioni fornite dal fornitore.
  8. Sostenibilità e Etica:
    • Impegni per la sostenibilità (ambientale, sociale).
    • Adesione a codici etici o a standard per responsabilità sociale d’impresa.

Mantenere aggiornata la scheda fornitore è cruciale. Questo implica un processo continuo di raccolta e revisione delle informazioni, nonché di valutazione delle prestazioni del fornitore. L’utilizzo di software di gestione dei fornitori può semplificare questo processo, consentendo una maggiore efficienza e una migliore integrazione dei dati.

Creare e mantenere un sistema efficace di gestione delle schede fornitore può avere un impatto significativo sull’efficienza operativa di un’azienda e sulla sua capacità di rispondere in modo dinamico alle sfide del mercato.

Fac simile scheda fornitore

Modello Scheda Fornitore

Informazioni Generali

  • Nome del Fornitore:
  • Indirizzo Completo:
  • Numero di Telefono:
  • Indirizzo Email:
  • Sito Web:
  • Contatto Principale (Nome e Carica):
  • Partita IVA / Codice Fiscale:

Informazioni Aziendali

  • Anno di Fondazione:
  • Numero di Dipendenti:
  • Descrizione dell’Azienda (Breve):
  • Settore di Appartenenza:
  • Prodotti/Servizi Offerti:

Informazioni Commerciali

  • Condizioni di Pagamento Predefinite:
  • Termini di Consegna (es. DDP, FOB):
  • Capacità Produttiva (se applicabile):
  • Gamma di Prezzi dei Prodotti/Servizi:
  • Politica sui Resi / Garanzia sui Prodotti:
  • Possibili Sconti per Quantità o Fedeltà:

Valutazione e Performance

  • Data dell’Ultima Valutazione:
  • Risultato dell’Ultima Valutazione (es. da 1 a 10):
  • Punti di Forza:
  • Punti di Debolezza:
  • Reclami Ricevuti nell’Ultimo Anno:
  • Storia di Collaborazioni Precedenti:
  • Referenze di Altri Clienti:

Certificazioni e Conformità

  • Certificazioni Possedute:
  • Standard di Qualità Adottati (es. ISO 9001):
  • Politiche Ambientali e di Sostenibilità:

Note Aggiuntive

  • Osservazioni libere su punti di interesse o preoccupazione:
  • Pianificazione delle future interazioni/visite:

Documentazione Allegata

  • [ ] Copia Certificazioni
  • [ ] Contratto di Fornitura (se disponibile)
  • [ ] Brochure aziendale / Catalogo Prodotti
  • [ ] Ultimo Report di Valutazione

Compilato da:

  • Nome:
  • Carica:
  • Data:

Questa scheda fornitore consente di raccogliere e organizzare tutte le informazioni essenziali relative a un fornitore, facilitando la valutazione e la selezione da parte del personale aziendale. È importante mantenere queste informazioni aggiornate per assicurare una collaborazione efficace e proficua.