Una scheda di accettazione officina è un documento che viene compilato quando un veicolo viene portato in un’officina meccanica per la riparazione o manutenzione. Questo documento rappresenta un accordo tra l’officina e il cliente riguardo al lavoro che sarà effettuato sul veicolo, e serve come un record ufficiale dell’accettazione del veicolo in officina, oltre a specificare dettagli importanti relativi al servizio richiesto.
Come compilare un scheda accettazione officina
Una scheda di accettazione officina è un documento cruciale nel settore della riparazione auto e meccanica in genere, che serve a registrare le richieste di intervento del cliente, le condizioni del veicolo al momento del ricevimento e le eventuali operazioni da eseguire. Questo documento serve come accordo tra l’officina e il cliente sul lavoro da svolgere e funge da protezione per entrambe le parti in caso di controversie. Ecco i dettagli che una scheda di accettazione officina dovrebbe contenere per essere completa ed efficace:
- Informazioni sull’officina:
- Nome dell’officina
- Indirizzo e contatti (telefono, email)
- Partita IVA o codice fiscale
- Dati del Cliente:
- Nome e cognome o denominazione dell’azienda
- Indirizzo di residenza o sede legale
- Contatti (numero di telefono, email)
- Dati per eventuali fatturazioni (se differiscono dai dati personali)
- Dati del Veicolo:
- Marca e modello
- Numero di targa
- Numero di telaio (VIN)
- Chilometraggio attuale
- Anno di immatricolazione
- Tipologia di veicolo (auto, moto, furgone, ecc.)
- Descrizione del Problema/Intervento richiesto: Una sezione in cui il cliente o l’operatore descrivono dettagliatamente il problema riscontrato o l’intervento che il cliente desidera effettuare.
- Stato del Veicolo: Lo stato in cui il veicolo viene consegnato all’officina, inclusa la presenza di eventuali danni visibili o accessori particolari (ad esempio, se l’auto è dotata di cerchi in lega particolari, pneumatici invernali ecc.).
- Elenco delle Verifiche/Ispettivo: Un elenco dei controlli preliminari o ispezioni che l’officina si impegna a effettuare prima di procedere con i lavori richiesti.
- Preventivo/Estimazione Costi: Una stima preliminare dei costi di mano d’opera e dei pezzi di ricambio necessari. Questo può essere dettagliato dopo una prima ispezione o aggiornato nel corso dei lavori.
- Autorizzazioni:
- Autorizzazione al trattamento dei dati personali secondo la normativa vigente
- Autorizzazione a procedere con lavori aggiuntivi, se necessario, fino ad un certo importo senza necessità di ulteriore approvazione
- Modalità di Pagamento: Le opzioni di pagamento accettate dall’officina e, se possibile, le modalità di pagamento concordate per l’intervento.
- Consegna Prevista: Data e ora prevista per la conclusione dei lavori e il ritiro del veicolo.
- Nota di Esclusione di Responsabilità: Alcune officine includono clausole che limitano la responsabilità per danni non imputabili all’intervento effettuato.
- Firma del Cliente e del Responsabile Officina: La conferma dell’accettazione delle condizioni di riparazione, preventivo e lavori proposti attraverso le firme del cliente e del responsabile dell’officina.
La scheda di accettazione officina deve essere compilata con attenzione e in modo dettagliato per evitare malintesi o controversie future. È buona prassi fornire una copia del documento al cliente e conservarne una nell’archivio dell’officina.
Fac simile scheda accettazione officina
Informazioni Cliente
Nome: __
Indirizzo: ___
Telefono: __ Email: __
Veicolo (Marca/Modello): _____
Targa: __ Km percorsi: __
Descrizione del Problema/ Servizio Richiesto
Interventi Programmati
- [ ] Manutenzione ordinaria (tagliando, controllo livelli, ecc.)
- [ ] Riparazione specifica (specificare): ___
- [ ] Diagnosi guasti
- [ ] Revisione
- [ ] Preparazione collaudo
- [ ] Altro (specificare): _____
Stima dei Costi
- Pezzi di ricambio: _____
- Manodopera: _____
- Altri costi: ___
- Totale stimato (IVA inclusa): __
Condizioni di pagamento: ____
Informazioni Addizionali
- Veicolo sostitutivo:
- [ ] Richiesto
- [ ] Non richiesto
- Data prevista per il ritiro: ____
- Note/Condizioni particolari: __
Autorizzazioni
Con la presente, autorizzo l’officina _____ a effettuare i sopracitati interventi sul mio veicolo. Sono stato informato della stima dei costi e delle condizioni di pagamento.
[ ] Accetto anche l’esecuzione di ulteriori lavori fino a un valore aggiunto di € __ senza necessità di ulteriori autorizzazioni.
Data: ____ Firma Cliente: ____
Sezione per l’Officina
Data di accettazione: ___
Numero di ordine lavoro: ___
Tecnico assegnato: ____
Data di inizio lavori: _____
Data di completamento lavori: __
Descrizione dei lavori effettuati:
Costi finali:
- Pezzi di ricambio: _____
- Manodopera: _____
- Altri costi: ___
- Totale finale (IVA inclusa): __
Firma per l’officina: __ Date: _____