Una "scheda di accettazione officina" è un documento che viene compilato quando un veicolo viene portato in un’officina meccanica per la riparazione o manutenzione. Questo documento rappresenta un accordo tra l’officina e il cliente riguardo al lavoro che sarà effettuato sul veicolo, e serve come un record ufficiale dell’accettazione del veicolo in officina, oltre a specificare dettagli importanti relativi al servizio richiesto.

Nella scheda di accettazione vengono inclusi diversi tipi di informazioni, tra cui:

Dati del veicolo: marca, modello, numero di targa, numero di telaio, e chilometraggio.
Dati del cliente: nome e cognome, contatto telefonico, indirizzo e-mail e, in alcuni casi, indirizzo di residenza.
Descrizione del lavoro da eseguire: qui vengono elencati tutti i servizi richiesti dal cliente o consigliati dall’officina (riparazioni, sostituzioni, controlli, manutenzioni programmata, ecc.).
Stima dei costi e dei tempi di riparazione: un preventivo approssimativo che include il costo della manodopera e dei materiali, insieme a una stima di quanto tempo ci vorrà per completare il lavoro.
Eventuali osservazioni: in questa sezione si possono annotare eventuali danni preesistenti del veicolo o richieste specifiche del cliente.
Condizioni di servizio: termini e condizioni relativi al servizio offerto, compresi i dettagli sulla garanzia del lavoro effettuato.

Questa scheda è essenziale perché fornisce una documentazione chiara e trasparente dell’intervento richiesto, proteggendo sia il cliente che l’officina in caso di incomprensioni o contestazioni. Dopo la compilazione, la scheda viene solitamente firmata da entrambe le parti come accettazione delle condizioni di lavoro esposte.

Come compilare un scheda accettazione officina

Una scheda di accettazione officina è un documento cruciale nel settore della riparazione auto e meccanica in genere, che serve a registrare le richieste di intervento del cliente, le condizioni del veicolo al momento del ricevimento e le eventuali operazioni da eseguire. Questo documento serve come accordo tra l’officina e il cliente sul lavoro da svolgere e funge da protezione per entrambe le parti in caso di controversie. Ecco i dettagli che una scheda di accettazione officina dovrebbe contenere per essere completa ed efficace:

Informazioni sull’officina:
- Nome dell’officina
- Indirizzo e contatti (telefono, email)
- Partita IVA o codice fiscale
Dati del Cliente:
- Nome e cognome o denominazione dell’azienda
- Indirizzo di residenza o sede legale
- Contatti (numero di telefono, email)
- Dati per eventuali fatturazioni (se differiscono dai dati personali)
Dati del Veicolo:
- Marca e modello
- Numero di targa
- Numero di telaio (VIN)
- Chilometraggio attuale
- Anno di immatricolazione
- Tipologia di veicolo (auto, moto, furgone, ecc.)
Descrizione del Problema/Intervento richiesto: Una sezione in cui il cliente o l’operatore descrivono dettagliatamente il problema riscontrato o l’intervento che il cliente desidera effettuare.
Stato del Veicolo: Lo stato in cui il veicolo viene consegnato all’officina, inclusa la presenza di eventuali danni visibili o accessori particolari (ad esempio, se l’auto è dotata di cerchi in lega particolari, pneumatici invernali ecc.).
Elenco delle Verifiche/Ispettivo: Un elenco dei controlli preliminari o ispezioni che l’officina si impegna a effettuare prima di procedere con i lavori richiesti.
Preventivo/Estimazione Costi: Una stima preliminare dei costi di mano d’opera e dei pezzi di ricambio necessari. Questo può essere dettagliato dopo una prima ispezione o aggiornato nel corso dei lavori.
Autorizzazioni:
- Autorizzazione al trattamento dei dati personali secondo la normativa vigente
- Autorizzazione a procedere con lavori aggiuntivi, se necessario, fino ad un certo importo senza necessità di ulteriore approvazione
Modalità di Pagamento: Le opzioni di pagamento accettate dall’officina e, se possibile, le modalità di pagamento concordate per l’intervento.
Consegna Prevista: Data e ora prevista per la conclusione dei lavori e il ritiro del veicolo.
Nota di Esclusione di Responsabilità: Alcune officine includono clausole che limitano la responsabilità per danni non imputabili all’intervento effettuato.
Firma del Cliente e del Responsabile Officina: La conferma dell’accettazione delle condizioni di riparazione, preventivo e lavori proposti attraverso le firme del cliente e del responsabile dell’officina.

La scheda di accettazione officina deve essere compilata con attenzione e in modo dettagliato per evitare malintesi o controversie future. È buona prassi fornire una copia del documento al cliente e conservarne una nell’archivio dell’officina.

Fac simile scheda accettazione officina

Modello Scheda Accettazione Officina

Informazioni Cliente

Nome: __

Indirizzo: ___

Telefono: __ Email: __

Veicolo (Marca/Modello): _____

Targa: __ Km percorsi: __

Descrizione del Problema/ Servizio Richiesto

Interventi Programmati

[ ] Manutenzione ordinaria (tagliando, controllo livelli, ecc.)
[ ] Riparazione specifica (specificare): ___
[ ] Diagnosi guasti
[ ] Revisione
[ ] Preparazione collaudo
[ ] Altro (specificare): _____

Stima dei Costi

Pezzi di ricambio: _____
Manodopera: _____
Altri costi: ___
Totale stimato (IVA inclusa): __

Condizioni di pagamento: ____

Informazioni Addizionali

Veicolo sostitutivo:
- [ ] Richiesto
- [ ] Non richiesto
Data prevista per il ritiro: ____
Note/Condizioni particolari: __

Autorizzazioni

Con la presente, autorizzo l’officina _____ a effettuare i sopracitati interventi sul mio veicolo. Sono stato informato della stima dei costi e delle condizioni di pagamento.

[ ] Accetto anche l’esecuzione di ulteriori lavori fino a un valore aggiunto di € __ senza necessità di ulteriori autorizzazioni.

Data: ____ Firma Cliente: ____

Sezione per l’Officina

Data di accettazione: ___

Numero di ordine lavoro: ___

Tecnico assegnato: ____

Data di inizio lavori: _____

Data di completamento lavori: __

Descrizione dei lavori effettuati:

Costi finali:

Pezzi di ricambio: _____
Manodopera: _____
Altri costi: ___
Totale finale (IVA inclusa): __

Firma per l’officina: __ Date: _____

Nota: Questo modello di scheda di accettazione officina è solo un esempio. È importante aggiungere o modificare le sezioni in base alle specifiche esigenze e alle procedure dell’officina.

Modello scheda accettazione officina