Una “scheda contatto fiera” è un documento essenziale nell’ambito delle fiere commerciali ed esposizioni. Costituisce uno strumento di raccolta dati pensato per facilitare l’interazione tra gli espositori e i visitatori. La sua funzione primaria è quella di raccogliere in modo organizzato le informazioni di contatto e gli interessi delle persone che visitano uno stand, permettendo così alle aziende di effettuare un’efficace attività di follow-up.
Generalmente, una scheda contatto fiera contiene spazi in cui i visitatori possono inserire informazioni personali come nome, cognome, azienda per la quale lavorano, settore di interesse, indirizzo email, numero di telefono e talvolta specifiche domande riguardanti i prodotti o i servizi che l’espositore offre. Questo consente all’azienda espositrice di classificare i contatti in base alle diverse esigenze e interessi, ottimizzando le strategie di marketing post-fiera.
Inoltre, la digitalizzazione ha portato all’utilizzo di sistemi più avanzati per la raccolta dati in fiera, come app per smartphone o la lettura dei badge attraverso dispositivi mobili, che semplificano ulteriormente la raccolta e l’organizzazione dei dati. Tuttavia, la scheda contatto rimane uno strumento prezioso per le aziende che cercano di massimizzare le opportunità di business generate dalla partecipazione a eventi fieristici.
Come compilare un scheda contatto fiera
Una scheda contatto fiera è uno strumento essenziale per raccogliere informazioni sui potenziali clienti, partner o fornitori durante un evento fieristico. Questo documento serve a memorizzare in modo organizzato i dati raccolti, permettendo così un più facile follow-up post-fiera. Una scheda contatto fiera ben progettata può significativamente aumentare l’efficienza della raccolta dati e migliorare la qualità dei contatti raccolti. Ecco le informazioni che non dovrebbero mancare in una scheda contatto fiera dettagliata e approfondita:
Dati Generali del Contatto
- Nome e Cognome: Per identificare chiaramente la persona.
- Azienda: Il nome dell’azienda che rappresenta.
- Ruolo in Azienda: Posizione o titolo professionale per comprendere il livello decisionale.
- Settore di Attività: Per avere un contesto dell’ambito di operatività della sua azienda.
- Email Aziendale: Indirizzo email per comunicazioni future.
- Numero di Telefono: Preferibilmente un numero diretto o cellulare.
- Paese/Città: Utile per questioni logistiche o per segmentare geograficamente la comunicazione.
Interessi Specifici
- Prodotti/Servizi di Interesse: Quali prodotti o servizi esposti hanno suscitato interesse. Ciò aiuta a personalizzare le comunicazioni future.
- Progetti in Cantiere: Informazioni su progetti futuri in cui potrebbero esserci opportunità di collaborazione.
- Esigenze Particolari: Specifiche esigenze o problemi che cercano di risolvere attraverso i tuoi prodotti/servizi.
Tempistiche e Budget
- Scadenze di Progetto: Per capire l’urgenza e pianificare un follow-up appropriato.
- Budget Disponibile: Essenziale per proporre soluzioni o prodotti adeguati.
Note del Contatto
- Commenti Personali: Note rilevanti sulla conversazione avuta, che possono includere impressioni personali, hobbies o altri dettagli utili a creare un rapporto più personale.
- Materiale Consegnato: Elenca i materiali promozionali o i documenti tecnici forniti, per evitare duplicazioni e per avere un riferimento nelle comunicazioni future.
- Accordi Presi: Qualsiasi promessa o accordo fatto durante la conversazione (es: inviare ulteriori informazioni, pianificare una chiamata, ecc.).
Seguito
- Azioni di Follow-Up: Cosa è stato concordato come prossimo passo (es: invio di un preventivo, organizzazione di un incontro).
- Data di Follow-Up: Quando si prevede di riprendere il contatto.
Informazioni Logistische
- Data e Luogo: Annotare la data e il luogo dell’incontro può essere utile per ricondurre il contatto al contesto corretto.
- Nome della Fiera: Se si partecipa a più eventi, è fondamentale per identificare l’evento specifico.
Dati di Registrazione
- Data e Ora del Contatto: Per avere un cronologico dei contatti.
- Nome del Membro dello Staff: Chi ha raccolto i dati per eventuali domande o chiarimenti.
La realizzazione di una scheda contatto fiera completa ed efficace richiede un’attenta pianificazione pre-evento e può essere decisiva per massimizzare i risultati delle proprie attività fieristiche. Sarà utile, a fini strategici, integrare queste informazioni nei propri sistemi CRM (Customer Relationship Management) per facilitare la segmentazione dei contatti, le azioni di marketing mirate e il follow-up personalizzato.
Fac simile scheda contatto fiera
MODELLO SCHEDA CONTATTO FIERA
INFORMAZIONI DI BASE
- Nome della Fiera:
- Data della Fiera:
- Località/Padiglione:
DATI DEL CONTATTO
- Nome e Cognome:
- Ruolo in Azienda:
- Nome Azienda:
-
Settore di Attività:
- [ ] Tecnologia
- [ ] Manifatturiero
- [ ] Servizi
- [ ] Educazione
- [ ] Salute
- [ ] Altro (Specificare): ___
- Dimensione Azienda:
- [ ] Piccola (1-10 dipendenti)
- [ ] Media (11-50 dipendenti)
- [ ] Grande (oltre 50 dipendenti)
INFORMAZIONI DI CONTATTO
- Telefono:
- Email:
- Sito Web:
- Indirizzo (Opzionale):
- Via/Piazza:
- Città:
- CAP:
- Stato:
NOTE DELLA INCONTRO
-
Motivo dell’interesse / Contesto dell’incontro:
[Breve descrizione]
-
Prodotti / Servizi di interesse:
[Elenca i prodotti o servizi di interesse per il contatto]
-
Azioni concordate / Follow-up:
- [ ] Invio Informazioni/Depliant via Email
- [ ] Telefonata di follow-up il (Data): ____
- [ ] Incontro in azienda il (Data): ____
- [ ] Invio di campioni il (Data): ____
- [ ] Altro (Specificare): ___
-
Note aggiuntive:
[Qualsiasi altra informazione rilevante sul contatto o sull’incontro]
VALUTAZIONE DEL CONTATTO
-
Interesse Dimostrato:
- [ ] Alto
- [ ] Medio
- [ ] Basso
- Potenziale di Collaborazione:
- [ ] Elevato
- [ ] Moderato
- [ ] Limitato
DATI RACCOLTI DA:
- Nome del Rappresentante Aziendale:
- Data:
ISTRUZIONI PER L’USO:
Ogni rappresentante aziendale dovrebbe compilare una scheda contatto per ogni nuovo potenziale cliente o partner incontrato durante la fiera. È essenziale inserire dati accurati e dettagliati per facilitare le azioni di follow-up e per permettere una valutazione efficace delle opportunità di collaborazione. Le schede compilate devono essere consegnate al responsabile del team di vendita o marketing al termine della giornata fieristica per l’elaborazione e l’attuazione delle strategie di follow-up.