Una scheda fornitore è un documento o un record digitale utilizzato nelle relazioni aziendali per raccogliere e gestire le informazioni dettagliate relative ai fornitori di una società. Questa scheda contiene dati essenziali che permettono di valutare, contattare e gestire le relazioni con i fornitori in modo efficace.
La scheda fornitore aiuta un’azienda a mantenere organizzate le informazioni sui suoi fornitori, facilitando una migliore gestione delle scorte, una negoziazione più informata dei contratti, e una generale ottimizzazione della catena di fornitura. La sua gestione può avvenire attraverso sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), database dedicati, o mediante software specifici per il procurement e la gestione fornitori. Inoltre, avere tutte queste informazioni facilmente accessibili e aggiornate contribuisce a ridurre i rischi aziendali, migliorare la collaborazione e sostenere decisioni strategiche riguardo la selezione e la valutazione dei fornitori.
Come compilare un scheda fornitore
La scheda fornitore è un documento essenziale che viene utilizzato nelle aziende per gestire e valutare le informazioni relative ai fornitori. Rappresenta uno strumento fondamentale per il dipartimento acquisti e per il controllo della qualità. La sua corretta compilazione e aggiornamento permettono all’azienda di avere una visione chiara delle prestazioni dei fornitori, di gestire efficacemente i rapporti commerciali e di minimizzare i rischi legati alla supply chain.
L’elenco dettagliato delle informazioni che dovrebbero essere incluse in una scheda fornitore varia a seconda del settore di appartenenza dell’azienda e delle specifiche esigenze aziendali. Tuttavia, esistono alcune informazioni essenziali che sono comuni nella maggior parte delle schede fornitori:
- Dati Anagrafici:
- Nome o Ragione Sociale del Fornitore.
- Indirizzo completo (sede legale, sedi operative).
- Contatti (telefono, email, sito web).
- Partita IVA o Codice Fiscale.
- Dati del referente aziendale (nome, ruolo, contatti diretti).
- Dati Bancari e Commerciali:
- Banca e IBAN per le transazioni.
- Condizioni di pagamento concordate.
- Sconti o convenzioni applicabili.
- Dati Logistici:
- Termini di consegna (lead times).
- Condizioni di trasporto e consegna (Incoterms).
- Modalità di imballaggio e specifiche tecniche relative alla spedizione.
- Certificazioni e Qualità:
- Certificazioni di qualità possedute (ISO 9001, ISO 14001, etc.).
- Eventuali altre certificazioni specifiche del settore (ad es., FDA per il settore alimentare e farmaceutico).
- Rapporti di audit precedenti se disponibili.
- Storico delle Forniture:
- Dettaglio degli acquisti effettuati in un determinato periodo.
- Valutazioni di performance passate (ad es., puntualità nella consegna, qualità dei prodotti forniti, capacità di risposta a richieste urgenti).
- Gestione dei Rischi:
- Valutazione dei rischi associati al fornitore, compreso il rischio di solvibilità.
- Eventuali misure di mitigazione dei rischi adottate.
- Aspetti Legali e Contrattuali:
- Contratti o accordi vigenti.
- Clausole specifiche (penali, riservatezza, non concorrenza, etc.).
- Assicurazioni fornite dal fornitore.
- Sostenibilità e Etica:
- Impegni per la sostenibilità (ambientale, sociale).
- Adesione a codici etici o a standard per responsabilità sociale d’impresa.
Mantenere aggiornata la scheda fornitore è cruciale. Questo implica un processo continuo di raccolta e revisione delle informazioni, nonché di valutazione delle prestazioni del fornitore. L’utilizzo di software di gestione dei fornitori può semplificare questo processo, consentendo una maggiore efficienza e una migliore integrazione dei dati.
Creare e mantenere un sistema efficace di gestione delle schede fornitore può avere un impatto significativo sull’efficienza operativa di un’azienda e sulla sua capacità di rispondere in modo dinamico alle sfide del mercato.
Fac simile scheda fornitore
Informazioni Generali
- Nome del Fornitore:
- Indirizzo Completo:
- Numero di Telefono:
- Indirizzo Email:
- Sito Web:
- Contatto Principale (Nome e Carica):
- Partita IVA / Codice Fiscale:
Informazioni Aziendali
- Anno di Fondazione:
- Numero di Dipendenti:
- Descrizione dell’Azienda (Breve):
- Settore di Appartenenza:
- Prodotti/Servizi Offerti:
Informazioni Commerciali
- Condizioni di Pagamento Predefinite:
- Termini di Consegna (es. DDP, FOB):
- Capacità Produttiva (se applicabile):
- Gamma di Prezzi dei Prodotti/Servizi:
- Politica sui Resi / Garanzia sui Prodotti:
- Possibili Sconti per Quantità o Fedeltà:
Valutazione e Performance
- Data dell’Ultima Valutazione:
- Risultato dell’Ultima Valutazione (es. da 1 a 10):
- Punti di Forza:
- Punti di Debolezza:
- Reclami Ricevuti nell’Ultimo Anno:
- Storia di Collaborazioni Precedenti:
- Referenze di Altri Clienti:
Certificazioni e Conformità
- Certificazioni Possedute:
- Standard di Qualità Adottati (es. ISO 9001):
- Politiche Ambientali e di Sostenibilità:
Note Aggiuntive
- Osservazioni libere su punti di interesse o preoccupazione:
- Pianificazione delle future interazioni/visite:
Documentazione Allegata
- [ ] Copia Certificazioni
- [ ] Contratto di Fornitura (se disponibile)
- [ ] Brochure aziendale / Catalogo Prodotti
- [ ] Ultimo Report di Valutazione
Compilato da:
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- Carica:
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